A mostani bejegyzéssel lezárjuk a számformátumokat. Láthattuk, hogy az Excel a cellákba bevitt adatban megpróbál valamilyen általa ismert számformátumot felfedezni (dátum, százalék, pénznem, ezres tagolás stb.), és ha ez sikerül, akkor a cella formátumát ennek megfelelően állítja be, valamint ennek megfelelően átalakítja a bevitt adatot. Dátum esetében kiszámolja az 1900.01.01-óta (egész pontosan 1900.01.00 !!!-óta, mivel az 1900.01.01-et 1-é konvertálja) eltelt napok számát, százalék esetében a bevitt értéket elosztja 100-zal (a cellába 4%-ot adunk meg, akkor az Excel 0,04-et tárol el), ezres elválasztó esetén beállítja formátumot és kitörli az ezres elválasztó karaktereket stb. A fentieket könnyen beláthatjuk, ha a cella számformátumát másikra változtatjuk.
Dátum formátum esetében a fenti elv miatt könnyedén kiszámolhatjuk 2 adott dátum között eltelt napok számát, mivel a 2 dátum egyszerű kivonásával máris megvan az eredmény. Ne lepődjünk meg azon, ha sok esetben az Excel az alábbihoz hasonló eredményt ad:
| A dátum | 2012.12.10 |
| B dátum | 2012.09.16 |
| A dátum-B dátum | 1900.03.25 |
Ebben az esetben a végeredményt is dátum formátumban adta meg az Excel, ha visszaalakítjuk normál számformátummá, már látható is a jó eredmény:
| A dátum | 2012.12.10 |
| B dátum | 2012.09.16 |
| A dátum-B dátum | 85 |
A dátum formátumnál még nem ejtettem szót az idő formátumról. Mivel tudjuk, hogy a dátum egy adott időpont óta eltelt napok számát jelenti, így könnyen rájöhetünk, hogy az idő nem lesz más, mint az eltelt tört napok száma. Vagyis a 2012.12.13 10:00 nem más, mint az eltelt napok száma (41.253) + az eltelt tört napok száma, vagyis 1/24*10 (0,416666667). Tehát egy óra nem más, mint 1/24, egy perc pedig 1/24/60.
Nem foglalkoztam még egy izgalmas résszel, az egyéni számformátumokkal. Sokszor szembesülünk azzal, hogy egy cellába beírt érték mellé oda szeretnénk írni a mértékegységet is. Itt egyéni számformátum nélkül 2 lehetőségünk van:
1. a szám mellé odaírjuk a mértékegységet is, de innentől kezdve a cellába írt adat már szöveg formátumban lesz, így további műveletet nem tudunk végezni vele.
2. az egyik cellába beírjuk (kiszámoljuk) az értéket, a mellette lévőbe pedig beírjuk a mértékegységet. Sok esetben ez maga az elvárt megoldás, de mindenképpen alkalmas a célunk elérésére. Okozhat azonban nehézséget a cellák formázásakor (keret, háttér stb.), illetve egyszerűen csak szeretnénk egy cellában látni az értéket a mértékegységgel úgy, hogy a cellával továbbra is tudjunk műveleteket végezni.
A fentiekre ad megoldást az egyéni számformátum. Az Excel súgójában kimerítő leírás van az egyéni számformátumról, különböző lehetőségeiről (negatív számok más formátumban stb.), úgyhogy inkább azt írom le, hogy én hogyan szoktam csinálni.
Tegyük fel, hogy Ft/db mértékegységet szeretném az érték mellé kiírni úgy, hogy megmarad az ezres csoportosítás is tizedes jegyek nélkül. Ha kiválasztjuk az Egyéni számformátumot, akkor láthatjuk, hogy sok létező számformátum fel van már sorolva. Én ezek közül szoktam kiválasztani azt, amelyik legközelebb áll ahhoz, amit én szeretnék megadni. Jelen esetben ez az ezres határolóval ellátott, tizedes jegy nélküli számformátum: # ##0 Ez után szeretném megadni a Ft/db kifejezést Ez nagyon egyszerű: # ##0" Ft/db"
Figyelem: a kívánt szöveget idézőjelbe kell tenni, és KÖZVETLENÜL a számformátum után kell írni!!! A szám és a szöveg közé kerülő szünet jelet már az idézőjelbe kell beleírni. Ez a leggyakoribb hiba, ami miatt nem működik az egyéni számformátum, vagyis hogy a szünetjelet a számformátum után, de még az idézőjelen kívülre tesszük.Ha jól csináltuk, a cellában az érték így fog megjelenni: 13 546 Ft/kg
Dátumot is írhatunk egyéni formátumban, pl. nem akarjuk megjelenteni a napot, csak az évet és hónapot. Ezt a következő formátum megadásával érhetjük el: éééé.hh A pontos kódokat nem írom le, azokat megtaláljátok a súgóban. Lehet rövid vagy hosszú dátumformátum, idő perc nélkül stb. Egy dolgot azonban ne felejtsetek el: attól, hogy a cellában lévő érték formátumát, megjelenítési módját változtatjátok, attól még a cellába írt érték nem változik meg!!!
A cellák formázásával nem foglalkoznék többet, a többi formázási lehetőség elég egyértelmű. Egy témánál fogunk még visszatérni a formázásra, mégpedig a feltételes formázás kapcsán, ami egy igen érdekes, sok lehetőséget rejtő téma, előtte viszont át kell vennünk a cellahivatkozási módokat (relatív, abszolút), úgyhogy ez fog következni.
