Még mielőtt mélyebben belemegyünk az Excel rejtelmeibe, előrebocsátanék pár dolgot.
Ez a blog nem egy online tanfolyam akar lenni. Természetesen igyekszem egy fajta logika mentén végigmenni a különböző témákon, a témaválasztás viszont nem lesz teljes körű. Elsősorban konkrét eseteket szeretnék bemutatni, olyanokat, melyek az évek alatt nekem is fejtörést okoztak. Ha kérdésetek van, tegyétek fel nyugodtan, válaszolok rá, ha tudok.
Remélem, hogy ti is hasznosnak találjátok majd ezeket a bejegyzéseket, és bátran osszátok meg őket.
Számformátumok folytatás
Azért érdemes egy kicsit többet elidőzni ezen a látszólag nem annyira lényeges témán, mivel tapasztalatom szerint igen sok bosszúság tudnak okozni a különböző formátumú cellák, és fontos megérteni ezzel kapcsolatban az Excel működését.
Biztos sokan tapasztaltátok már - elsősorban valahonnan máshonnan átmásolt értékek esetében -, hogy az Excel néha kiszámíthatatlanul működik, és nem vesz minden cellát figyelembe.
| 2000000 |
| 2 000 000,00 |
| 2 000 000.00 |
| 2.000.000,00 |
| 2,000,000.00 |
A fenti táblázat összegére az Excel 4 milliót mond. A számokat pontosan úgy vittem be, ahogyan az látszik, új, formázatlan munkafüzetet használtam. A hiba okát a következő táblázat jobban megmutatja:
| 2000000 |
| 2 000 000,00 |
| 2 000 000.00 |
| 2.000.000,00 |
| 2,000,000.00 |
Amint az látszik, az első két sort jobbra, az utolsó hármat balra igazította az Excel. Ez máris megmagyarázza a hibát: a teljesen formázatlan valamint a szünetekkel határolt, és tizedesvesszővel megadott szöveget számként értelmezte, a többit viszont meghagyta szövegként. Ezt könnyen felismerhetjük, ha egy formázatlan táblázatban megnézzük, hogy az adott szöveget automatikusan merre igazítja az Excel. A számokat ugyanis jobbra, a szövegeket (még a számnak látszóakat is) pedig balra. A fenti példában a SPACE-t felismerte ezres határolónak, a VESSZŐT pedig tizedes jelölőnek, és a megadott szöveget automatikusan számmá konvertálta.
Figyelem: különböző rendszer és Excel beállításoktól függően más karaktereket ismerhet fel az Excel, úgyhogy korántsem biztos, hogy mindenki gépén ugyanezt a szöveget fogja számként felismerni.
Olyan is előfordulhat, hogy máshonnan átmásolt szöveget nem konvertál automatikusan, ha viszont minden cellát egyesével szerkesztünk (F2-es gomb), utána már számként jeleníti meg (bal oldalra igazítottból jobbra igazított lesz). Sok sornál ez nyilván igen kényelmetlen, itt nem marad más, mint a függvény használat (ÉRTÉK függvény).
Ugyanez az automatikus konvertálás történik meg akkor is ha pl. dátumot adunk meg a cellában (2012.12.11), vagy százalékos értéket adunk meg (15%) stb.
FONTOS: Az Excel minden látszat ellenére 2 mezőtípust ismer: az értéket és a szöveget. Minden megadott inputot először megpróbál számmá alakítani. Dátum esetében ez azt jelenti, hogy a megadott dátumnál kiszámolja, hogy 1900.01.01 és az adott dátum között hány nap telt el, és azt az értéket tárolja el, a százalékosan megadott mezőnél pedig az adott értéket elosztja százzal, és úgy tárolja el. Ezeket könnyen beláthatjuk, ha a dátumot illetve százalékot tartalmazó cella formátumát rendes számmá változtatjuk át, így a fenti dátumból 41.154, a megadott százalékból pedig 0,15 lett. Az Excel tehát megpróbálja valamelyik előre definiált számformátumot felismerni az inputban, és ha ez sikerül, átkonvertálja értékké, és beállítja a felismert formátumot. Ha ez nem sikerül, akkor meghagyja szöveg formátumban.
Ha nem akarjuk, hogy egy általunk megadott inputot az Excel automatikusan értékké konvertáljon (pl. 0-val kezdődő numerikus kód esetén), akkor vagy előre szöveg formátumúra kell állítanunk a cellát, vagy a szöveg előtt egy aposztrófot kell megadni. Ez a szöveg megjelenítését nem befolyásolja, de jelzi az Excelnek, hogy ne akarjon konvertálni.
A következő bejegyzésben még foglalkozom egy kicsit a formátumokkal, elsősorban az egyéni számformátumokkal (pl. db, kg stb.)
Várom a visszajelzéseket és a kérdéseket.
